Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về công tác văn thư ra đời là hành lang pháp luật hoàn thiện về công tác văn thư, đáp ứng các yêu cầu, tiến trình cải cách hành chính. Đây là văn bản pháp lý quan trọng, định hướng tới tổng thể công tác văn thư và lưu trữ tài liệu điện tử Việt Nam, với mục tiêu bảo quản an toàn, quản lý thống nhất, khai thác hiệu quả tài liệu lưu trữ trong quá trình hoạt động của tổ chức.
Xu thế tất yếu phải chuyển mình mạnh mẽ trước làn sóng cách mạng công nghiệp lần thứ tư; như một Mệnh lệnh lúc này đối với các lĩnh vực của ngành Điện trong công tác chuyển đổi số là cần phải hành động và hành động thật nhanh để thiết thực hơn bao giờ hết. Chỉ thị 5288/CT-EVN ngày 05/08/2020 của Tập đoàn Điện lực Việt Nam về việc đẩy mạnh thực hiện công tác cải cách hành chính; quản lý văn bản điện tử, lập hồ sơ công việc và tài liệu lưu trữ trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam là một tiếng trống khởi điểm cho công cuộc cải cách hành chính mạnh mẽ sâu rộng trên các lĩnh vực công tác văn phòng, văn thư lưu trữ trong các đơn vị thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam.
Văn phòng số
Thực hiện Chị thị 5288 của Tập đoàn Điện lực Việt Nam và các chỉ đạo của Tổng công ty Phát điện 1 về công tác cải cách hành chính đã được Công ty Nhiệt điện Nghi Sơn triển khai một cách đồng bộ và toàn diện trên tất cả phương diện công việc liên quan đến công tác văn phòng. Hệ thống văn phòng điện tử E-Office được triển khai tới từng CBCNV đã đánh dấu sự chuyển dịch từ mô hình quản trị truyền thống lên mô hình quản trị trực tuyến làm tiền đề cho tiến trình chuyển đổi số tại đơn vị.
Năm 2021, thể hiện bước nhảy vọt về công tác văn phòng điện tử của đơn vị, 06 tháng đầu năm đã ban hành 4085 văn bản số, trong đó có 2585 văn bản ra ngoài đơn vị, 1500 văn bản ký số nội bộ; 100 % nội dung công việc nội bộ được ban hành và xử lý trên môi trường mạng tăng gần 50% so với cùng kỳ năm 2020; Với gần 456 Hồ sơ công việc điện tử đã được lập tuân thủ đúng về quy định công tác lập hồ sơ; đảm bảo đầy đủ, chính xác, xác định thời gian bảo quản để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ qua hệ thống E-Office quy định hồ sơ điện tử, từ đó giúp nâng cao hiệu suất giải quyết công việc, tiết kiệm thời gian luân chuyển, phát hành và lưu trữ văn bản. Giúp giảm được chi phí văn phòng phẩm như giấy in, mực in, photocopy; bưu phí; chi phí đóng gói, vận chuyển cũng như diện tích kho lưu trữ bảo quản hồ sơ.
Bên cạnh việc ứng dụng trong công tác văn thư, đơn vị còn triển khai các ứng dụng khác trên nền tảng E-Office như cấp kế hoạch công tác, lệnh điều xe giảm thiểu đáng kể thời gian xử lý công việc.
Văn thư lưu trữ điện tử đang là xu hướng nổi bật
Phòng họp không giấy
Với chủ trương “Phòng họp không giấy” sử dụng tài liệu báo cáo trên các phương tiện điện tử được chia sẻ, truy xuất dữ liệu qua QR code đã giúp đáng kể các chi phí đến công tác in ấn hồ sơ tài liệu liên quan.
Việc đầu tư cơ sở hạ tầng thông tin tại đơn vị cũng đã được hoàn thiện, như: Hệ thống mạng WAN lõi, đường truyền thông tin dung lượng cao, thiết bị đầu cuối kết nối liên thông từ đơn vị đến Tổng công ty Phát điện 1 và các đơn vị trong nghành Điện đáp ứng cho công tác tổ chức các hội nghị truyền hình trực tuyến được diễn ra thuận lợi và thông suốt.
Đơn cử như một số hội nghị: Hội nghị tổng kết hoạt động sản xuất kinh doanh , Công đoàn năm 2020 và Hội nghị người lao động năm 2021; Hội nghị gặp mặt đầu xuân triển khai nhiệm vụ công tác sản xuất kinh doanh năm 2021 đều được đơn vị ứng dụng mã QR Code và các phần mềm trực tuyến như Quizz.com để triển khai tổ chức tạo bước chuyển mạnh mẽ trong công tác văn phòng.
Ngoài ra, trước diễn biến phức tạp của dịch bệnh Covid-19, nhiều ứng dụng họp trực tuyến như Zoom Meeting, Google Meeting…kết nối đa điểm với các giải pháp đảm bảo an toàn thông tin, mã hoá bảo mật đã được sử dụng thường xuyên trong công tác điều hành sản xuất của đơn vị đảm bảo quy định về khoảng cách và số lượng trong công tác phòng, chống dịch bệnh Covid-19.
Chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trong ngành Điện với việc triển khai các ứng dụng dựa trên công nghệ trí tuệ nhân tạo, giúp cải thiện đáng kể về năng suất, hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Công tác cải cách hành chính tại đơn vị cũng không nằm ngoài dòng chảy đó; với mục tiêu 100% hồ sơ tài liệu tự sàng lọc, sắp xếp, phân loại chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu lưu trữ tồn đọng, 100% hồ sơ được số hóa, 100% hồ sơ giấy đã chỉnh lý được số hóa (trừ văn bản mật và đặc thù). Kế hoạch chuyển đổi số công tác văn phòng giai đoạn 2021-2025 đã được xây dựng và sẽ được tiếp tục đẩy mạnh truyền thông nhận thức chuyển đổi số trong CBCNV; hoàn thành rà soát xây dựng lưu đồ giải quyết công việc, xây dựng tài liệu mô tả luồng quy trình nghiệp vụ thanh toán điện tử áp dụng cho các hoạt động thường xuyên; kết nối gửi/nhận trục liên thông văn bản/hồ sơ tài liệu giữa đơn vị và Tổng công ty Phát điện 1 cũng như ngược lại. Triển khai và chính thức áp dụng văn phòng số D-Office.
