Bạn có thở dài khi nghĩ đến lịch trình công việc tuần, tháng, thậm chí là quý đang đầy ắp các đầu việc và dự án? Đến nỗi mỗi khi quản lý đến gần là bạn lại co rúm người, tự hỏi sắp bị giao việc gì tiếp theo. Bạn biết không phải mình lười biếng hay ích kỷ, mà là sắp đến ngưỡng “bùng nổ” vì quá tải.

Nhiều nhà quản lý không có cả ngày để theo dõi và nhận ra cấp dưới đang quá tải. Nên bạn cần lên tiếng một cách khéo léo để thay đổi tình hình.

Bước 1: Tìm kiếm lời khuyên

Trước khi trò chuyện với sếp của bạn về vấn đề này, hãy hỏi ý kiến một người mà bạn tin tưởng. 

Hãy trung thực với họ và với chính bạn. Đặt những câu hỏi như: "Mục tiêu công việc cho từng dự án, với thời gian biểu này đã thực tế chưa?" và "Mình sắp xếp thời gian đã hợp lý chưa?". Mục đích là để thử thách bản thân trước khi trả lời những câu hỏi khó nhằn của sếp. Đồng thời, bạn cũng có được cái nhìn của người ngoài cuộc để xác định xem bạn có đang thực sự làm việc quá sức hay không. Nếu thực tế là sự cân bằng công việc - đời sống riêng đã bị phá vỡ bởi lịch trình làm việc dày đặc, thì đó là một vấn đề quan trọng rồi.

Bước 2: Sắp xếp một cuộc nói chuyện

Đã đến lúc bạn nên đặt một lịch họp để tham khảo ý kiến ​​của người quản lý.

Để chuẩn bị, hãy lên danh sách các đầu việc của bạn. Lời khuyên nhỏ: Đừng tham kể lể những chuyện tiểu tiết. Bạn không cần phải thống kê cả những việc như kiểm tra email hoặc trả lời tin nhắn của đồng nghiệp qua chat. Đơn giản là liệt kê các nhiệm vụ được giao của bạn.

Trong cuộc họp này, hãy trung thực và tìm kiếm sự hướng dẫn. Đề nghị cấp trên giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên của các đầu việc: Nhiệm vụ nào quan trọng hơn những nhiệm vụ khác? Dự án nào cần ưu tiên để trả khách hàng ngay? Điều này sẽ giúp bạn vạch ra kế hoạch hợp lý và tự tin là mình đang làm đúng hướng.

Bước 3: Đánh giá lại thời gian biểu

Có thể bạn sẽ dễ dàng nhận thấy một số nhiệm vụ tốn thời gian hơn hẳn. Vậy hãy hỏi người quản lý rằng họ mong đợi bạn dành bao nhiêu thời gian cho dự án đó. Nếu con số họ đưa ra thấp hơn thời gian thực tế bạn dành cho đầu việc đó, hãy trình bày chính xác và chi tiết cách bạn làm việc, hỏi xin tư vấn của họ để giảm bớt thời gian.

Tương tự, có những cuộc họp mà bạn cần xem xét: bạn thấy chúng có hiệu quả không? Bạn có đóng góp được gì trong những cuộc họp này không? Bạn có nhất thiết phải tham gia? Có ai đó có thể thay bạn tham gia? Và hỏi ý kiến sếp về việc này.

Tuy vậy, trường hợp quản lý của bạn không đưa ra được gợi ý nào mang tính xây dựng, nghĩa là bạn phải “tự lực cánh sinh”.

Bước 4: Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho nhiệm vụ

Bạn đã có danh sách các đầu việc, giờ hãy đánh số ưu tiên cho chúng và cập nhật tiến độ hàng ngày hoặc hàng tuần.

Lần tới khi sếp giao cho bạn một nhiệm vụ mới, hãy dừng lại để suy nghĩ về các xáo trộn có thể xảy ra nếu bạn nhận thêm việc. Sau đó, chỉ cho sếp xem nếu bạn cảm thấy không thể kham được thêm. Ít nhất, sếp có thể thấy rằng bạn đang làm những gì. Chắc chắn, bạn sẵn sàng đảm nhận một nhiệm vụ mới, nhưng ít nhất thì thời hạn hoàn thành cần được cân nhắc dựa trên tính ưu tiên của các nhiệm vụ sẵn có. 

Bước 5: Nói “không”

Nếu sếp của bạn không chấp nhận dời thời hạn của nhiệm vụ mới, hoặc thay đổi tính ưu tiên của các nhiệm vụ hiện tại, bạn cần phải học cách từ chối.

Nếu bạn vốn luôn đồng ý nhận việc, thì sự thay đổi này có lẽ sẽ không dễ dàng với sếp. Nhưng bạn có thể từ chối một cách nhẹ nhàng:

“Hoãn binh”: Xin một khoảng thời gian (nhiều nhất là vài giờ) để “suy nghĩ”, thay vì lập tức từ chối. Ví dụ như: “Tôi thực sự đang có rất nhiều việc và phải rà soát lại mới có thể trả lời sếp. Tôi sẽ báo lại sếp trong chiều nay”.

Đưa ra giải pháp thay thế: Thay vì từ chối hẳn, hãy đề xuất một phương án không làm bạn quá sức. Ví dụ: bạn đảm nhận một phần công việc, phần còn lại do đồng nghiệp khác hỗ trợ. Kể cả khi sếp không thấy đó là phương án tối ưu, ít nhất bạn cũng có vẻ chủ động và muốn đưa ra giải pháp.

Link gốc