Với mong muốn góp một phần nhỏ trong xây dựng Tổng công ty Phát điện 1 trở thành tổ chức học tập, bài viết dưới đây tôi xin chia sẻ một số kinh nghiệm về kỹ năng tìm kiếm tài liệu, quản lý tài liệu - một trong những kỹ năng quan trọng của quá trình học tập chủ động, mong rằng những kinh nghiệm nhỏ bé này sẽ mang lại nhiều hữu ích đối với các đồng nghiệp của tôi.
Quản lý và sử dụng hiệu quả kho tài liệu do nhà thầu cung cấp.
Đối với mỗi nhà máy điện, số lượng tài liệu kỹ thuật tương ứng cho thiết bị, hệ thống được nhà thầu chuyển giao trong giai đoạn xây dựng là rất lớn, đó là nguồn tài liệu vô cùng hữu ích để CBCNV tham khảo, sử dụng xuyên suốt trong quá trình vận hành sản xuất, bảo dưỡng sửa chữa nhà máy. Vì vậy để tìm được đúng tài liệu kỹ thuật cho từng hạng mục công việc là kỹ năng rất cần thiết. Để làm được điều này, hãy sắp xếp, phân chia tài liệu một cách khoa học, ví dụ như phân chia theo từng cấp cây thư mục: hệ thống - chức năng - chủng loại của thiết bị. Giúp hỗ trợ học tập, phân tích, đặc biệt có thể mở nhanh các bản vẽ điện, bản vẽ đấu nối để xử lý khiếm khuyết, phân tích, xử lý sự cố kịp thời…
Cụ thể, trong thư mục tài liệu của mỗi hệ thống, có thể chứa các cấp thư mục nhỏ hơn tương tự sau đây:
+ System Description: Các tài liệu liên quan về miêu tả chung hệ thống, thiết bị.
+ Operation Philosophy: Các tài liệu liên quan về nguyên lý vận hành.
+ Process Flow Diagram/Engineering Flow Diagram: Các tài liệu liên quan về bản vẽ quy trình công nghệ hệ thống.
+ P&ID (Piping and Instrumentation Diagram: ) Các tài liệu liên quan về bản vẽ sơ đồ chi tiết thể hiện các vị trí phân bổ luồng các thiết bị, đường ống trong hệ thống.
+ SLD (Single line diagram): Các tài liệu liên quan về bản vẽ sơ đồ một mạch (thay vì vẽ đủ ba mạch) để trình bày mạch điện xoay chiều ba pha, nhưng trên sơ đồ vẽ đủ tất cả những thiết bị (dù thiết bị ấy chỉ nối mạch trên một pha hoặc trên ba pha) và nối mạch liên kết các thiết bị.
+ MMI Graphics & Logic Diagram: Các tài liệu liên quan giao diện vận hành và lưu đồ lô-gic điều khiển.
+ Configuration control System: Các tài liệu liên quan đến cấu hình hệ thống điều khiển.
+ Terminal Chart: Các tài liên quan về đấu nối tín hiệu đo lường điều khiển.
+ Cable Schedules: Các tài liệu liên quan về sơ đồ đi cáp điện, cáp điều khiển trong hệ thống.
+ O&M (Operation&Maintenance Manual): Tài liệu về hướng dẫn vận hành và bảo dưỡng…
Hãy đảm bảo rằng các tài liệu quan trọng luôn bên bạn, bằng cách lưu trữ trên máy tính cá nhân, trên điện thoại, máy tính bảng, hay trên các ứng dụng lưu trữ đám mây: Onedrive, dropbox… để bạn có thể mở sử dụng bất cứ nơi đâu.
Đối với các tài liệu có tần suất sử dụng ít hơn, bạn không cần phân bổ tách riêng, nhưng bạn cần biết cách tìm thấy nó khi cần, hãy hiểu cách bố trí của tài liệu Asbuild hoặc tài liệu kỹ thuật được nhà thầu cung cấp qua các năm để thuận tiện khi tìm kiếm.
Tự tạo cho bản thân một “GOOGLE OFFLINE”
Với khối lượng dữ liệu, tài liệu khổng lồ có sẵn trong nhà máy, bạn chỉ có thể sắp xếp, phân loại một phần tài liệu riêng cho bản thân để phục vụ công việc. Nhưng có những thời điểm bạn cần phải tìm thêm nhiều tài liệu khác, bạn sẽ gặp khó khăn và mất khá nhiều thời gian nếu tra cứu bằng phương pháp thủ công.
Để dễ dàng tìm kiếm các tài liệu này, tôi xin chia sẻ phần mềm “Tìm kiếm tài liệu” mà bản thân đã xây dựng trong quá trình công tác, phần mềm giúp bạn có thể lọc ra được các tài liệu cần tìm, chỉ cần bạn nhập từ khóa miêu tả hay mã số của tài liệu (đã được cập nhật trên thanh công cụ), các tài liệu liên quan đến từ bạn gõ sẽ hiện ra lập tức, cho đến khi bạn tìm được tài liệu phù hợp.
Giao diện tổng quan phần mềm Tìm kiếm tài liệu Offline
Danh mục các mã tài liệu theo hệ thống
Danh mục tài liệu có chứa các từ khóa “DCS” và “configuration” hiện ra khi nhập trên phần mềm
Mở tài liệu đã tìm được theo đường link mà phần mềm chỉ dẫn.
Để xây dựng phần mềm trên, bạn cần chủ động nghiên cứu về ngôn ngữ lập trình, kỹ năng sử dụng ứng dụng Access Office để có thể tùy biến truy cứu ngân hàng tài liệu của bản thân.
Bên cạnh đó, môi trường internet là nguồn tài nguyên vô hạn, bạn có thể tìm kiếm các thông tin liên quan về khái niệm, nguyên lý, cấu tạo hay các tài liệu kỹ thuật chuyên sâu. Bằng cách sử dụng các từ khóa theo mã của thiết bị (Model), cấu trúc để tìm kiếm quen thuộc hay sử dụng đó là: Model + catalogue/datasheet/ manual… Hoặc truy cập vào các trang web của hãng sản xuất thiết bị để tải về các tài liệu cần thiết.
Nhận thức được vai trò và trách nhiệm của bản thân trong phong trào thi đua học tập chủ động, mỗi cá nhân tự trau dồi, không ngừng phấn đấu, nâng cao tinh thần ý thức tự học tập, từ đó nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc và hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao./.
